汕头市创建全国文明城市资料收集建档管理办法

 

第一章     总  则

第一条  为切实做好我市创建全国文明城市资料收集整理工作，全面系统准确地反映我市创建全国文明城市工作情况，做到申报资料内容完整、层次清晰、格式规范、数据准确，确保我市创建全国文明城市工作顺利进行，特制定本办法。

第二条  资料收集工作是创建全国文明城市的基础性工作，也是创建全国文明城市的关键环节。各地各部门要高度重视，以“规范统一、准确详实、应有尽有、宁多勿少”为指导思想，切实加强领导和抓好落实，主要领导要亲抓部署，亲抓推动落实。创建全国文明城市期间，各相关单位、各区（县）创文迎检工作分管领导、联络员、资料员如有变动，必须及时将相关人员名单报送市创文办备案。

第三条  创建全国文明城市资料的建档范围为《创建全国文明城市（地级以上）测评体系》和《全国未成年人思想道德建设工作测评体系》（以上两套测评体系在下文中简称《测评体系》）中测评内容及中央文明办、省文明办有关创建全国文明城市的重点工作安排。

第二章  资料收集的范围

 第四条  资料的内容范围

全市创文工作的牵头、责任单位要按照《测评体系》要求提供各类资料。凡是《测评体系》考核指标各项工作中形成的能够体现工作轨迹、佐证工作过程、展现工作成效的各种文字、图表、音像、电子文档、标志性实物等均属于资料收集范围。具体资料是：

　　（一）市委、市政府关于创文工作的会议、调研、检查及创文活动的文字资料;

　　（二）各地各单位涉及本地本单位相关测评内容所形成的文字资料、会议文件、问卷调查、音像资料、电子文档、标志性实物照片等资料;

　　（三）工作中获得国际、国家和有关部委机关荣誉称号的文件、奖牌、奖状、奖杯、荣誉证书（奖牌、奖状、奖杯、荣誉证书提供照片但必须加盖单位红色印章并附说明）等资料；

　　（四）新闻媒体报道市、区（县）各部门、各单位创文工作的报纸、视频、网页截图等相关资料；

（五） 在《测评体系》中凡涉及现场暗访、实地考察的单位 （“窗口”单位、社区、学校、青少年活动场所、爱国主义教育基地等），按照创文测评考核标准要求，同时准备两份档案资料，一份上交所属创文办，一份在本单位按要求规范整理，安排专人管理。

    第五条  资料的时间范围

根据《测评体系》的要求，统计数据类一般需提供近两年的资料，活动类需提供近三年的资料。有明确规定年限的则按规定要求提供资料（例如：2017年验收，“上一年度”指2016年；“前三年度”指2014年、2015年和2016年；“近两年”指2016年、2017年；“近三年”指2015年、2016年、2017年）。

2015年以前发布的至今仍有效的指导性、纲领性、长期性文件资料（如制度、规划类的文件）,可能是超出两年时间甚至时间更远,但对创文工作仍有佐证作用的资料,也要收集整理。

第三章  资料整理规范

    第六条  为准确清晰地反映创文工作情况，各责任单位须提供成形资料，即所提供资料应按照如下顺序编排成卷：《汕头市创建全国文明城市测评指标（具体要求）达标情况说明》（附1）、《汕头市创建全国文明城市见证资料记录表》（附2）、见证文件资料等。具体规范如下：

（一）卷内资料的内在逻辑要求

1．按工作内容和时间顺序进行整理。

2．按工作程序整理，例如：创文活动通知、活动方案、领导讲话、活动开展情况、新闻报道、图片等佐证资料和经验资料、表彰决定等。

3．同类资料按级别高低顺序进行整理，国家级、省级、市级、县（区）级等。

    （二）资料数据的统计口径

根据《测评体系》，统计口径按以下规定执行：

1．数据来源：凡按照统计法和行业主管部门要求纳入当地统计范围的数据，以当地的统计部门数据为准，主要指国家、省、市统计年鉴；如果没有统计部门的数据，按照统计法和有关要求纳入部门统计范围的数据，以行业主管部门的数据为准。

2．数据范围：测评数据为全市数据。个别指标有特殊要求，按照相关要求提供数据。

3．以人口为计算基数的数据，以户籍人口为统计口径（特别注明的除外）。

（三）资料收集层次

在提供资料的层次上，有的是单一层次，有的是多个层次。即有些测评内容只需要提供市级的资料，而有些测评内容既要提供市一级的资料，又要提供区（县）、镇（街道）等层次的创文资料。所以，在准备资料时一定要仔细阅读和理解《测评体系》要求。

    （四）资料的收集整理

    1．所有上报的待审资料以“件”为基本单位，每项“测评标准”（数据类测评内容除外）为“一件”，“一件”提交资料一般由若干份资料构成。根据《汕头市创建全国文明城市工作任务分工表》（以下简称《任务分工表》）的安排，涉及“测评标准”分别由不同几个部门牵头，则以“具体内容要求”为“一件”。

2．每个责任单位所出具的资料必须加盖本单位的红色印章，文字资料主要以原件为主，复印件为辅，上报的复印件必须在复印件落款页再加盖本单位红色印章，并加盖“此复印件与原件相符”蓝印，印章必须清晰，否则一律无效。各责任单位报送的资料主要以原始资料为主，不能提供原件的也可用复印件。

3．除数据性资料外，每件资料要有计划、制度和机制，有活动和保障措施，有特色和成效，能够反映某项工作的全过程，并保持彼此间的内在逻辑，做到完整准确。每项测评任务都要包含安排部署、过程性资料、小结三个方面的内容。安排部署包括：会议、方案、意见、安排、计划、通知等，资料中组织领导、工作目标、制度机制、工作内容要具体细化，措施、要求要明确、有条理。过程性资料包括：督导检查、通报、汇报、交流资料、讲话、会议签到册、会议记录（纪要）、信息、简报、音像资料、新闻报道等，各项资料必须原始、真实，会议记录复印后要加盖单位红色印章并加盖“此复印件与原件相符”蓝印。总结、小结、表彰会、情况汇报等总结性的资料数据要真实准确，体现特色和成效，数据要上下、前后统一，工作活动参与率必须达标。

4. 明确由省文明办征求省级主管部门意见、作出评价的部分指标，各牵头单位要主动积极与省级主管部门联系汇报，及时报送、更新我市最新相关资料，争取由省级主管部门给出客观、全面、准确的评价。

5．音像资料要求

音像资料要刻录成光盘，其中视频资料须刻录成DVD光碟,为avi或wmv或rmvb格式，要达到标清格式（画质分辨率720×480），光盘表面及其包装盒须附有相应的文字说明，内容包括：时间、地点、人物、主题、事件等基本要素。声像资料要求刻录为DVD光盘，每个活动对应1张光盘。

对应每个活动选取有代表性的照片若干张（具体张数按照测评标准对应的具体要求）。照片须用A4纸打印（必须居中彩色清晰打印），每页一张照片；或者将4R洗印好的照片粘贴在A4纸上也可。

6．报道主要包括网上、电视和报纸宣传报道。网上宣传报道要有原始网页截图（保存为JPG或JPEG格式，不大于2M；纸质文档以A4纸彩色居中打印并作相关说明）；报纸（期刊）宣传报道要整版，并划出新闻标题（报纸（期刊）拍照保存为JPG或JPEG格式，不大于2M，附3）；电视新闻要上报光盘（详见“5.音像资料要求”）。

7. 资料编号标识

所有文件资料按照《任务分工表》进行分类和编号，对应每条测评标准从1开始，每条测评标准对应一个流水号，以此类推。如《任务分工表》第30页的第85项的相关测评标准及具体要求，编号格式如下：“Ⅲ-85-2)- ①-(1)”，其中，“Ⅲ-85”代表“测评内容”序号；“Ⅲ-85-2)”代表该测评内容中的第2个“测评标准”；“Ⅲ-85-2)-①”代表该标准的第1项“网上申报具体要求”；“Ⅲ-85-2)-①-(1)”则代表具体要求的第一份原始资料。每份原始资料编号可用铅笔写在每份文件右上角。为方便直观理解，市创文办提供样式如下：Ⅲ-85-2)- ①-(1)，代表的是“测评内容”为第Ⅲ-85项“扩大创建覆盖面”，“测评标准”为“2)文明委成员单位开展具有行业特色、职业特点的文明创建活动”，“网上申报具体要求”为“①提供反映市文明委部署开展文明行业创建的规范文件”，(1) 为代表该标准的第一份原始资料（详见附4）。

8．印证标识

对内容多，不能直观反映测评内容的文字资料，必须用红笔勾画出所印证的内容（段落、字句等）；画线一律为直线，位于文字下方且不能压盖文字。

9．网上报送资料四种格式——规范文件、说明报告、实景图片、统计表格的要求。

（1）“规范文件”要求：行文规范、正确，内容对标，落款（盖章、日期）符合要求。对文件的规范性要细心把关，不准出现提交的规范文件有字体、字号不规范、排版不规范等格式问题。（要防止一些单位行文不严格，出现通知没有主送单位，正式通知没有红头，甚至有些单位的文件只有落款单位，没有时间等问题。）

① 提交的纸质版、电子版（WORD 、PDF文档）文件要规范。

② 规范文件应以WORD文档上报完整的电子文件（单个文档大小不能超过2M），每一份规范文件必须把首页（即红头页）和签章页制作成图片（JPG或JPEG格式，大小不超过2M）。

③ 有的单位使用的规范文件为电子文件，则提交电子版的时候可以将该文档（PDF格式，大小不大于2M）进行提交，不用再另行提交红头页和盖章页。

④ 规范文件电子版命名格式：序号+测评标准网上申报具体要求+发文单位+文号+文件名称，如：1. Ⅲ-44-1）中共汕头市委、汕头市人民政府（汕字〔xxxx〕x号）《关于印发汕头市公共文化服务指导标准的通知》）（命名格式见附5）。

（2）“说明报告”要求：内容要对标、准确，文字要精简、切合主题。说明报告应包括：工作部署（制发的相关文件）、推进措施（开展的主要活动、采取的主要措施、机制体制建设及经费保障情况等）、取得的主要成效（成果、亮点），字数控制在规定字数以内（附6）。电子版命名格式：（序号+）测评标准网上申报具体要求+单位名称+报告名称+说明报告，如：3-1)-②汕头市教育局推动社会主义核心价值观进教材、进课堂、进学生头脑取得进展成效的说明报告（命名格式见附5）。

（3）“实景图片”要求：内容要能直接或很好地反映测评标准的要求，图片中的主题突出或明显（不准出现随便应付拍摄，歪歪斜斜，或者在拍照时没有避开一些不文明或者影响图片美观的物体、内容等）。图片资料用A4纸居中彩色清晰打印或4R规格冲洗照片，数字图片须为JPG或JPEG格式，要求单个图片文件不大于2MB（见附7）。

①图片应为原始数据无需加工处理，并附有相应的文字说明。说明内容应包括时间、地点、人物、主题、背景、事由、活动内容等基本要素。

②电子版现场照片命名方式：（序号+）测评标准网上申报具体要求+时间（地点）+单位名称+活动名称（+序号），如：1. Ⅲ-29-1）-①2016年3月31日（潮南区雷岭镇）汕头市xx局“送法进乡村”活动现场照片（1）；

③电子版报样图片或电视、网页截屏命名方式：（序号+）测评标准网上申报具体要求+时间（地点）+媒体名称+标题（+序号），如：1. Ⅲ-19-1）汕头xx报2016年10月1日 正面宣传报道《市交通运输局全力保障节日期间运输安全》（命名格式见附5）。

（4）“统计数据”要求：按照上级部门对该项工作的安排部署及操作手册的具体要求，实事求是进行统计并上报。统计表格暂由各牵头单位自行设计制作，要求内容完整，数据准确， EXCEL格式上传。如测评体系有统一要求的，按要求进行填写、报送。测评体系中涉及数据统计的项目不少，数据统计的范围是全市。涉及数据统计的各相关部门需提交2015、2016年的统计结果，然后再计算平均值，所提交的资料还要有简单的文字说明，讲述计算结果与测评要求的比较，描述达标情况。要求准确、提供出处、能够证实、有说服力（见附8）。

电子版文档命名格式：（序号+）测评标准网上申报具体要求+名称，如：Ⅲ-51-1）-③统计自愿无偿献血占临床用血的比例或千人口献血人次的统计表格（命名格式见附5）。

10．《创建全国文明城市测评标准（具体要求）达标情况说明》（以下简称《达标情况说明》）的填写。

撰写时要紧扣“五个有”，即：有计划、有安排、有部署、有活动、有总结。对照测评标准（或具体要求），每一件测评资料要单独填写一份《达标情况说明》。达标情况说明的填写：属于数据类资料，结论为相应数据，同时提供计算方法和计算结果，并注明数据来源；属于文字类资料，要根据每条测评标准提供结论及相关情况说明；属于文字、数据混合类资料，根据其测评标准提供相关文字和数据的结论性说明。达标情况说明要站在市委、市政府的角度，要表述准确、内容充实、结构合理、详实简明，把问题回答准确、透彻。原则上结论性说明字数控制在300字以内。

11．编制《汕头市创建全国文明城市见证资料记录表》（以下简称《见证资料记录表》）

每件资料整理完成后，须填写《见证资料记录表》。记录的填写应按照某项工作程序进行填写。例如：活动通知、活动方案、领导讲话、活动开展情况、新闻报道、图片等佐证资料和经验资料、表彰决定等。

12．编制《汕头市创建全国文明城市见证资料移交表》（附5）

每件资料整理完成后，须填写《汕头市创建全国文明城市见证资料移交表》，编号顺序必须与卷内原始资料的顺序一一对应。

13. 装盒。把所有资料建档装盒，并按照测评标准（具体要求）命名并在文件盒贴上名称。（附6、附7）

第四章   资料的格式

    第七条  资料收集应按照以下排序和格式进行：

（一）原始资料排序

    第一步：按工作内容和时间顺序进行整理。最直接、最核心的资料放在前面；时间上由远及近,例如：2015—2016。

    第二步：同类资料按级别高低顺序进行整理，国家级、省级、市级、区（县）级等。

    第三步：按工作程序整理（对于同一年同一指标）。例如：创文活动通知、活动方案、领导讲话、活动开展情况、新闻报道、图片等佐证资料和经验资料、表彰决定等。

（二）纸张规格

纸张统一使用A4纸规格（不符合A4规格的应折叠或裱糊为A4规格）。纸质文件的文本格式必须符合公文格式要求。（党委机关正式公文为16K或B5纸规格的除外）。

（三）版面设置

除原始文件外，凡在资料准备过程中加工形成的各类文字资料，其纸张边距要求如下：上边距3.7厘米；下边距3.7厘米；左边距2.7厘米；右边距2.7厘米；行间距为固定值28磅。超过1页的文件需用不锈钢钉进行左侧装订。

（四）字体字号

除文件原件外，凡在资料准备过程中加工形成的各类文字资料及《达标情况说明》、《见证资料记录表》等必须使用统一字体、字号。正文标题:二号方正小标宋；副标题：三号楷体；正文一律为三号仿宋_GB2312。其中，文件编号、主送单位为三号仿宋_GB2312。①一级标题（题名）：小二号黑体；②二级标题（题名）：三号楷体；③三级标题：三号仿宋_GB2312加粗；④四级标题及正文：三号仿宋_GB2312；⑤数字、年月日：均应使用阿拉伯数字；⑥落款（署名）：三号仿宋_GB2312；⑦《见证资料记录表》等必须使用规定字体、字号。

第五章  资料的审核

    第八条   资料审核主要指各责任单位在完成资料的正式提交报送前，由专职资料员对本单位提供的资料进行自查。资料审核分为责任单位资料员审核、牵头单位资料员审核和市创文办资料员审核三个层次，都要分两步完成审核工作，即形式审核、内容审核。

（一）形式审核

形式审核就是审查责任单位所提交资料的表面格式和真实性。可以从三个方面进行形式审核：

1. 审查资料卷宗的完整性。责任单位所提供的资料必须包括《达标情况说明》、《见证资料记录表》、《见证资料移交表》和相应的原始资料，四部分缺一不可。

2. 审查卷内资料和目录是否对应。看顺序是否一致，有无文件缺失。

3. 审查资料的整理格式。主要是看资料的纸张规格、版面设置、字体字号是否符合规范；资料复印件是否加盖公章等（复印件应加盖公章）。

    （二）内容审核

内容审核指资料员逐条审核被测评资料是否与测评体系的相关标准一致，能否全面、准确地体现指标完成情况。主要有“四看”：

    1. 看卷内资料内容（包括《达标情况说明》）是否与测评指标紧密相关；

2. 看资料的时间、空间范围是否符合指标要求；

3. 看资料中涉及到的数据来源、统计口径等是否符合要求；

4. 看整个卷宗的佐证性资料是否充分。

    第九条  在创文中须现场暗访、实地考察的窗口单位、社区、学校等等，负责将本单位创文档案资料按照创文测评标准要求，安排专人在规定的时间内准备齐全，及时上报。

第十条  重要文件资料和照片，各单位须保存好电子文档，以备向中央文明办“网上电子测评系统”上传之需。具体需上传的电子文档目录，将来以新版《测评体系》的标准要求而定。

第六章   责任分工及资料报送

第十一条  市创文办负责全市创文资料档案工作的最终收集、审核、建档工作，并对市级各牵头单位及各区（县）资料的收集整理工作进行督促、检查指导。

第十二条  市创文办对市级各牵头单位及各区（县）按规定要求报送资料的格式、内容、任务、进度等进行审查。不合格的资料发回补充完善后再报。

    第十三条  市级各牵头单位、各区（县）均要设立创文资料收集专门机构或固定专职人员，对各责任单位需报送的资料收集整理工作进行指导和督促，每半年向市创文办报送创文资料一次。

第十四条  各责任单位负责本单位、本系统（含各区（县）业务部门）的创建全国文明城市资料收集整理工作并按照各牵头单位的要求，及时、准确、详实、真实地收集、整理、上报本单位、本系统（含各区（县）业务部门）创建全国文明城市活动中的各类资料，包括记录开展活动的时间、地点、人物、主题、背景、事由等内容的文件及通知、会议记录、签到、光碟、证书等资料。

第十五条  各区（县）要参照市的做法建立创文资料库并上报市创文办。

    第十六条  辖区各镇（街道）、村（社区）的创文资料上报上级部门。

第十七条  市创文办、各牵头单位、各责任单位、各区（县）及其镇（街道）、村（社区）等单位上报的创文资料均需建档留存。

第七章  奖励与惩罚

第十八条  市创文办将根据需要对市级各牵头单位及各区（县）创文办的资料收集每半年收集一次，每半年通报一次资料收集情况，对未按要求报送的将下发《创文督办函》并报送市创文领导小组。对在创建全国文明城市资料的收集过程中能保质保量、及时准确上报资料的单位和个人予以通报表扬奖励。

第十九条  对在汕头市创建全国文明城市资料收集过程中如出现迟报、漏报、乱报、不报的单位和个人予以通报批评，追究相关人员的责任，并严格按照《汕头市创建全国文明城市资料收集工作日常考核办法》的规定执行，考核结果与年度目标责任考核挂钩。

第八章    附  则

    第二十条  各区（县），市级各牵头单位、责任单位可参照本办法制定相应的资料收集管理办法。   

第二十一条  本办法由市创文办负责解释。

    第二十二条  本办法自发布之日起执行。